PKF
English
Русский
Член PKF International Ltd
Версия для печати

Публикации по управленческому консультированию

Применение методов регулярного менеджмента в системе управления закупками


На сегодняшний день вся отечественная промышленность может быть отнесена к материалоемкому производству: доля затрат на сырье и материалы в среднем составляет порядка 65%1. По этой причине разумно было бы при организации процессов управления любой производственной компании уделить направлению материально-технического обеспечения повышенное внимание.


Одним из наиболее значимых элементов МТО является организация закупок на предприятии. Отдел закупок является центром ответственности за формирование крупной доли расходов, соответственно, основные сопряженные с процессом материально-технического обеспечения финансовые риски генерируются именно в этом структурном подразделении.


Создание проработанной системы регулирования деятельности по материально-техническому обеспечению вообще и осуществлению закупок в частности позволяет существенно снизить возникающие риски и, в большинстве случаев, сократить расходы на приобретение материальных ценностей.


Важность правильного управления закупками можно проиллюстрировать и количественными данными. По оценкам американских специалистов, для увеличения прибыли компании на 100% необходимо, чтобы:

  • объем продаж увеличился на 100%;
  • цена товаров увеличились на 15%;
  • заработная плата и оклады снизились на 25%;
  • накладные расходы снизились на 33%;
  • затраты на закупки снизились на 8,5%2.

1http://orcs.net.ru/archives/42

2http://www.lerc.ru/?part=bulletin&art=31&page=16


Хотя репрезентативность представленной информации для российской экономики можно поставить под сомнение, она дает представление об уровне значимости сферы закупок: совершенствование системы управления в этой сфере представляется наиболее эффективным методом увеличения прибыли.


Ядром любой системы регулирования являются правила, по которым должен функционировать объект управления - нормативная база. Кодифицированные «правила игры» позволяют компании избежать большого количества разнообразных опасностей, которым она может быть подвержена в ходе осуществления деятельности. Наличие регламентирующих документов, формализующих процесс принятия решений, осуществление конкретных бизнес-процессов или функций позволяют установить строгий контроль над выполнением персоналом своих обязанностей.


Проработанная нормативная база осуществления закупок позволяет снизить следующие базовые риски компании:

  • Риск потерь от приобретения материальных ресурсов по завышенным ценам - снижение происходит за счет установления процедур сопоставления предлагаемых поставщиком цен со среднерыночными показателями и порядка согласования закупок с руководством.
  • Риск потерь от нарушения партнером сроков доставки - снижение риска достигается за счет регламентации процесса отбора возможных партнеров и наложения ограничений на значимые особенности процесса доставки.
  • Риск потерь от нарушения партнером условий доставки - снижение риска достигается за счет регламентации определения всех существенных условий осуществления закупок, включая возможные санкции при нарушении регламентов или самих условий.
  • Риск потерь от необходимости исполнения дополнительных действий - снижение риска достигается за счет строгой регламентации сфер ответственности и обязанностей, возлагаемых на партнеров, при осуществлении процесса закупок.
  • Риск потерь от необходимости проведения экстренных закупок - снижение риска достигается за счет планирования процесса закупок, исходя из потребностей производства, включая необходимость ремонта и обновления основных средств, поддержания аварийного неприкосновенного запаса материалов или иных ресурсов.

Общеизвестно, что закупки - не разовое мероприятие. Для обеспечения бесперебойного функционирования производственной компании процесс закупок должен быть непрерывным. Любое нарушение нормального порядка чревато сбоем производственного цикла, который для определенных компаний (например, металлургических) может быть катастрофическим.


Если несколько изменить точку зрения на проблему, можно видеть, что проработанная система регулирования оказывает существенное влияние и на риски, не связанные с процессом осуществления закупок напрямую. Система контроля и надзора становится более прозрачной, ликвидируя широкий спектр возможностей для злоупотребления, - операционный риск, которому подвержено любое из предприятий снижается. Смена руководящего состава также перестает быть существенной угрозой для деятельности фирмы, так как новый управленческий персонал сразу получает в свое распоряжение схему деятельности всей системы или, по меньшей мере, вверенного ему направления, что можно охарактеризовать как снижение административного риска. Адаптация новых сотрудников и их вовлечение в производственный процесс занимает меньше времени и требует меньших трудозатрат, по сравнению с традиционными методами, основанными на социализации. Наконец, при возникновении спора между специалистами компании решение будет принято в соответствии с общеобязательными документами, а не личным мнением какого-либо другого сотрудника. Последние два эффекта работают на ограничение комплекса рисков, связанных с персоналом.


В круг приоритетных целей, преследуемых при разработке системы внутренних правил, входят:

  • Координация усилий сотрудников
  • Систематизация данных
  • Осуществление контроля

Список задач, которые необходимо выполнить при внедрении мероприятий по регламентации управления МТО, обычно содержит следующие пункты:

  • Оптимизация системы доставки
  • Оптимизация процессов хранения и предпроизводственной подготовки
  • Утилизация отходов или непригодных к использованию материалов (что сегодня приобретает все большую значимость)

Предположим, данный список привлек Ваше внимание как руководителя, и Вы приняли решение разрабатывать систему регламентации процесса закупок. Закономерным будет вопрос, какие документы необходимо разработать в первую очередь? Нормативную базу для данного направления деятельности компании составляют:

  • Стандарт осуществления закупок (возможно включение в более общий стандарт материально-технического обеспечения)
  • Регламенты планирования, получение разрешения на закупки, контрольно-ревизионной работы, контроля цен
  • Библиотека типовых (стандартных) договоров
  • Нормативы поставок по срокам, объемам, запасов, резервов
  • Система сбалансированных показателей
  • Система материального стимулирования
  • Организационная структура системы закупок, положения о подразделениях, должностные инструкции
  • План обеспечения непрерывности деятельности предприятия при нарушении графика поставок

Стандарт осуществления закупок, в первую очередь, призван определить Ваши требования к поставщикам: правовые, финансовые, организационные, географические. Если риски репутации для Вашей компании критичны, разумно дополнить этот раздел экологическими и этическими ограничениями.


Стандарт также должен включать наиболее предпочтительные условия доставки, оплаты, гарантийного обеспечения. Вкупе данный документ дает Вам мощный инструментарий для обеспечения прозрачности всех процессов по закупкам: там, где есть четкие правила игры, существенно снижается риск мошенничества и растраты.


Издержки при применении стандарта снижаются благодаря нескольким движущим факторам. Во-первых, мы можем наблюдать снижение транзакционных издержек - появляются критерии мгновенного отсечения несоответствующих политике компании предложений поставщиков. Во-вторых, изменяется информационная асимметрия в отношениях с контрагентами - прозрачность процесса закупок и четкость критериев делает компанию более привлекательной для поставщика, из-за большего объема информации, следовательно, меньшей величины риска. Снижение воспринимаемого риска, в свою очередь, может иметь своим результатом снижение закупочной цены.


В рамках стандарта возможна также реализация альтернативного подхода: критерием оптимальности решения может выступать не снижение затрат, а максимизация рентабельности производственной деятельности3. Этот механизм лучше согласуется с принципами управления рисками, но требует более сложных процедур контроля и большей квалификации персонала отдела закупок.

3http://www.megamas2.ru/ec_c/index.shtml?brs


Регламенты планирования и контроля также существенно снижают множество операционных рисков. В них необходимо установить также формат передачи информации, чтобы исключить возможность ее неверной интерпретации. Помимо снижения уже упомянутого операционного риска принятие данного пакета документов открывает доступ к данным, необходимым для совершенствования системы закупок. Грамотно разработанные контрольные процедуры позволяют выявить процессы, которые требуют повышенного расходования ресурсов и нуждаются в пересмотре своего дизайна.


При разработке методологии контроля необходимо отталкиваться от критериев оценки эффективности системы закупок, определенной в стандарте. В случае применения для этих целей аналитических показателей рентабельности, значительное влияние на конечный результат будет оказывать стоимость использования приобретенных ресурсов. Так, если часть сырья окажется низкого качества, исключающего возможность использования его в производстве, или ряд деталей будет нуждаться в замене, затраты на их приобретение для целей анализа эффективности закупок должны учитываться в полном объеме, оказывая отрицательный эффект на показатели.


Типовые договоры снижают нагрузку на юридический отдел и обеспечивают максимальную сопоставимость условий для различных поставщиков. Высвободившиеся часы рабочего времени юристов можно будет применить для решения иных задач, а анализ приведенных к единой базе показателей поставщиков позволит выявить уязвимости, направления совершенствования и способы снижения затрат.


Нормативы поставок по срокам и объемам - один из критических компонентов системы, независимо от того, придерживаетесь ли Вы концепции JIT или JIC в управлении запасами. Помимо потенциала для оптимизации расходов на хранение, создание четких процедур управления резервами позволит Вашей компании подготовиться к возможным сбоям. Остановка производства это событие, убытки от которого могут стать запредельными.


Системы сбалансированных показателей и материального стимулирования тесно связаны. Оценка деятельности должна проводиться не с позиции сиюминутной выгоды, а с точки зрения долгосрочного результата. Показатели оценки должны быть связаны как с поставленными тактическими задачами, так и с требованиями стандарта - этот момент, к сожалению, зачастую игнорируется.


Должностные инструкции и процедуры взаимодействия - определяющий элемент для обеспечения корректного исполнения линейным составом своих функций. Понимание поставленных задач и методов их достижения кроме очевидного влияния на эффективность работы оказывает также положительный эффект на мотивацию сотрудников. Важно понимать, что объектом регулирования является не изолированный отдел, а элемент компании как системы, поэтому регламенты и инструкции должны быть разработаны, в том числе, и для сотрудников других структурных подразделений. Именно поэтому выше регулируемая структура именуется не отделом, а системой осуществления закупок.


Понимание, что и как делать, должно быть гарантировано не только для работы в нормальном режиме, но и при наступлении внештатной ситуации. Для этого и разрабатывается план обеспечения непрерывности деятельности. Информация при кризисной ситуации становится и Вашим оружием, и Вашим щитом. По мнению служащего Мирового Торгового Центра, который предпочел сохранить анонимность, наличие детального плана действий в кризисной ситуации позволило бы сократить потери десятикратно4.

4http://www.contingencygroup.com/cxo_article_the_value_of_business_continuity_training_and_exercising.pdf


Как можно видеть, набор документов достаточно велик, и каждый из них требует высокой квалификации от создателя. Вполне вероятно, что у Вашей компании получится составить нормативную базу самостоятельно, но мировой опыт свидетельствует о целесообразности обращения за помощью к консультантам.


В поддержку привлечения консультантов может выступать и тот факт, что для каждого из документов, входящих в представленный набор существует огромное количество подводных камней, которые необходимо грамотно обойти. Так, например, при разработке стандарта закупок неизбежен компромисс между жесткостью требований к поставщикам и степенью зависимости от них. Чем более крупную компанию Вы собираетесь использовать при размещении заказа, тем большую долю Вашей потребности в ресурсах Вам, по всей вероятности, придется получать по данному каналу.


Разработка документации при реализации данного проекта своими силами неизбежно будет отвлекать специалистов отделов закупок и логистики от их прямых обязанностей. Эффект от этого предсказуем: снижение мотивации, ущерб качеству работы, повышение текучести кадров. Кроме того, всегда существует вероятность, что при разработке правил и норм сотрудник будет руководствоваться, осознанно или неосознанно, личными интересами, а не интересами компании.


Ключевым же преимуществом консультанта при реализации проектов по разработке документации системы управления материально-техническим обеспечением является детально проработанная методология процесса. С самого начала Вам будут предоставлены план работ и четкие оценки стоимости оказываемых услуг. Консультанту не придется затрачивать дополнительно время на обучение персонала, что существенно сокращает сроки реализации проекта.


Резюмируя, можно сказать, что курс на использование организацией при реализации проекта только внутренних интеллектуальных ресурсов, безусловно, имеет право на существование, но оптимальность данного решения необходимо проверять в каждом отдельном случае.


В качестве дополнительного эффекта от формализации процессов закупок можно также указать существенное упрощение внедрения автоматизации в этой сфере деятельности предприятия в дальнейшем. Создание адекватного информационно технического обеспечения требует наличия отточенных и устойчивых алгоритмов взаимодействия. Согласитесь, что трудно найти положительные моменты в ситуации, когда компания становится обладателем дорогостоящего продвинутого программного обеспечения, запускаемого на новейших компьютерах, которое не работает. Любая программа по своей сути является моделью, поэтому если ее спецификация задана неверно, результат может соответствовать поставленным задачам только в результате случайного совпадения.


В заключение остановимся на результатах, которых следует ожидать от внедрения системы регламентации системы закупок. Безусловно, эффекты существенно различаются в зависимости от отрасли, но опыт свидетельствует, что снижение издержек может достигать 50% от первоначальной суммы. В целом же, разумно рассчитывать на уменьшение затрат, отражаемое двузначной суммой в процентном выражении.